Bienvenidos a la oficina híbrida

El primer paso para comenzar a instaurar modelos efectivos de trabajo híbrido es reconocer el valor de estos modelos como una oportunidad única para impulsar cambios.

 

 

Para todos, la reciente vuelta a la oficina no ha sido como otros años.

Luego del verano hemos aterrizado en un panorama donde lo remoto, lo virtual y lo presencial configuran nuevas formas de trabajar.

Se trata de una transformación cultural y tecnológica que, en circunstancias normales, hubiese podido tardar unos años más en asentarse. Pero lo cierto es que la pandemia aceleró este cambio de manera abrupta.

De la noche a la mañana, las videollamadas se convirtieron en una rutina esencial, y la mayoría de las empresas nos vimos obligadas a experimentar con distintos modelos de trabajo híbrido que combinan días en casa y jornadas en la oficina.

En España, según un reciente informe liderado por Boston Consulting Group, el 65% de los directivos apuesta por el trabajo híbrido como modelo de trabajo permanente. De hecho, uno de cada cuatro de los entrevistados se muestra proclive a priorizar el teletrabajo, dejando la oficina para cuestiones puntuales.

De acuerdo con el mismo estudio, solo el 10% de los directivos españoles se decanta por un modelo eminentemente presencial. Y es que, según el consenso de los expertos internacionales, el teletrabajo comporta ventajas reales:

  • Facilita la conciliación y la concentración.
  • Aumenta la productividad (hasta un 19%) y la calidad del trabajo (hasta un 18%).
  • Además, al reducir los desplazamientos, favorece no solo el ahorro de tiempo y dinero, sino también de manera significativa de estrés.
  • Mejora el impacto ambiental.
  • Permite a las personas hacer más con su tiempo, posibilitándoles diseñar vidas más satisfactorias.
  • Y abre a las empresas la oportunidad de atraer y mantener talento trascendiendo ubicaciones geográficas y zonas horarias.

Pero también es cierto que el teletrabajo puede ser un arma de doble filo.

Según el estudio Anatomy of Work Index 2021, realizado por Asana —una de las empresas líderes en soluciones ‘en la nube’ para la gestión de proyectos y la organización de equipos—, en el nuevo mundo del trabajo a distancia el agotamiento de los empleados va en aumento.

El estudio —basado en entrevistas realizadas a más de 13.000 personas de todo el mundo—, asegura que «el agotamiento no para de crecer y los trabajadores dedican más de dos tercios del tiempo a los pormenores del trabajo«.

Con ‘pormenores del trabajo’ se refieren a las distintas tareas no estratégicas y no calificadas pero necesarias para hacer avanzar los proyectos, y que en el contexto del trabajo a distancia pueden multiplicarse caóticamente, hasta el punto de acaparar tiempo y esfuerzo.

Hablamos del exceso de e-mails, las tareas duplicadas, las vídeo-reuniones innecesarias y, por supuesto, de una abrumadora presencia de herramientas digitales que muchas veces termina perjudicando la alineación de los equipos.

Según explican los expertos de Asana, «en medio de la carrera por mantenerse conectados en todas las herramientas, los trabajadores cambian entre 10 aplicaciones 25 veces por día, lo que fragmenta las comunicaciones y reduce la eficiencia. De modo que, finalmente «tener todas estas herramientas y todo este ‘trabajo sobre el trabajo’ hace que las personas se sientan menos conectadas y menos efectivas”.

 

Consejos y herramientas para modelos efectivos de trabajo híbrido

 

1. Enfoque de oportunidad y liderazgo

En ADERAL estamos convencidos de que el primer paso para comenzar a instaurar modelos efectivos de trabajo híbrido es reconocer el valor de estos modelos como una oportunidad única para impulsar cambios.

Sabemos que no es fácil ajustar todos los puntos que implica una nueva configuración del trabajo, empezando por definir cuál es la combinación más adecuada de teletrabajo y trabajo presencial para mi empresa. A este respecto, los expertos recomiendan depositar confianza en los equipos para que se organicen de forma autónoma.

Puesto que estamos en un contexto de cambio disruptivo —en el que lo que funciona bien hoy puede que mañana no funcione—,  también resulta importante mantener una actitud de escucha permanente, la cual permita ir ajustando en la marcha los distintos puntos del modelo.

En suma, la flexibilidad y la confianza son la base de una experiencia laboral moderna positiva. Esto sentará las bases para afrontar un modelo híbrido de trabajo con enfoque de oportunidad y abierto a la experimentación.

Quizás la típica frase de las startups ejemplifique mejor este reto: «Estamos construyendo el avión mientras lo volamos». Y en estas circunstancias, lograr una configuración de trabajo sostenible, unificada, flexible y escalable a largo plazo, requerirá  —fundamentalmente— de liderazgo.

No lo dudemos: los líderes están llamados a fortalecer sus habilidades en el nuevo momento de transformación digital que vivimos. Deben evolucionar su modelo de liderazgo para adaptarlo a las nuevas formas de trabajar, facilitando con ello el cambio cultural necesario para que todos actúen con responsabilidad y saquen lo mejor de sí mismos en la empresa.

2. Colaboración en la nube

Este nuevo paradigma híbrido de la vida laboral exige a toda empresa crear un entorno de trabajo digital que favorezca la autonomía y la eficiencia. Este entorno requerirá, necesariamente, de potenciar el trabajo multifuncional utilizando herramientas ‘en la nube’, tanto de comunicación sincrónica como asincrónica.

La recomendación general es utilizar herramientas que tengan una curva de aprendizaje baja, que sean flexibles y que permitan flujos de trabajo eficientes. Cada empresa o grupo de trabajo tendrá que definir estratégicamente cuáles de estas herramientas simplifica mejor sus procesos y maximiza las oportunidades de éxito en los proyectos.

La oferta y disponibilidad cada vez mayor de estas herramientas es una buena noticia. Aunque también es cierto que, como en todo, un panorama demasiado amplio de opciones puede llevar fácilmente a la confusión.

En un intento por acotar este panorama, mencionaremos aquí algunas de las herramientas más recomendadas por líderes de empresas punteras en modelos de trabajo híbrido como Uber y Spotify.

Cualquiera sea su implementación dentro de un modelo de trabajo híbrido, estas herramientas deben estar dirigidas siempre a  priorizar la alineación de mejores prácticas de colaboración, tanto a nivel de equipo como a nivel de empresa. Solo así podrán ayudar a las organizaciones a lograr un progreso significativo hacia la creación de un entorno de trabajo moderno, equitativo, efectivo y sostenible.

Slack

Slack es una herramienta de comunicación para empresas que ofrece la posibilidad de crear salas o ‘canales’ de chat organizados por temas, así como grupos privados y mensajes directos.

Asana

Asana es un SaaS (software como servicio) diseñado para mejorar la colaboración en equipo y la gestión del trabajo. Ayuda a los project managers a organizar, asignar, seguir y administrar las acciones de sus equipos. También incluye herramientas de informes, archivos adjuntos, calendarios, etc.

Evernote

Evernote es una poderosa herramienta para la organización de información personal mediante el archivo de ‘notas’. Es ideal para guardar todo tipo de contenido multimedia (como fotos, documentos pdf y archivos de audio), haciéndolo accesible de manera fácil y segura desde cualquier dispositivo.

Miró

Miro es una plataforma de pizarra colaborativa en línea que permite trabajar de manera eficaz a equipos distribuidos en distintos lugares geográficos y husos horarios .

Trello

Trello es una herramienta de gestión visual del trabajo que permite a los equipos idear, planificar, gestionar y ejecutar tareas de forma colaborativa, productiva y organizada.

Notion

Notion es una navaja suiza, una aplicación «todo en uno» de management . Proporciona bases de datos, wikis y tableros kanban, además de funciones para notas, eventos, recordatorios, etc. Los usuarios pueden conectar estas funciones a su manera para crear sistemas propios de desarrollo de proyectos y gestión del conocimiento.

Loom

Loom es un servicio de mensajería asincrónica de vídeo. Permite grabar con la cámara y compartir la pantalla de nuestro ordenador de forma sencilla. Es extremadamente útil para explicar en pocos minutos, mediante vídeos simples, lo que llevaría varios párrafos y bastante tiempo explicar en modo texto.

Guru

Guru es una wiki de gestión del conocimiento que utiliza inteligencia artificial para mejorar el desempeño de equipos especializados principalmente en ventas, soporte y atención al cliente.

3. Limitar las tecnologías

Pero en este nuevo paradigma híbrido de la vida laboral también yace otro desafío tecnológico.

¿Cómo, con equipos de trabajo distribuidos en distintas áreas geográficas o zonas horarias, podremos colaborar de manera efectiva sin contribuir a la fatiga de las herramientas?

Es innegable que cada vez dependemos más de las herramientas digitales. Y sobre todo, que seguiremos haciéndolo en un mundo dominado por revolucionarios y sorprendentes avances en computación cuántica.

Por tanto, cada vez más, nos veremos obligados a discernir los límites necesarios para alcanzar el bienestar y prosperar en un mundo que desdibuja cada vez más la frontera entre hogar y oficina.

En este panorama, la premisa será desarrollar una conciencia crítica que imponga límites a las herramientas que usamos, y también al modo como las usamos y cuándo las usamos.

Solo así podremos propiciar mayores y mejores momentos en nuestra vida donde lo más optimo y gratificante sea, sencillamente, desconectar.